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 Elektronische SignaturSeit der Erweiterung des Umsatzsteuergesetzes im Jahr 2002 ist es möglich, Rechnungen ohne Medienbruch elektronisch zu erstellen, zu versenden und zu empfangen und trotzdem den Vorsteuerabzug geltend zu machen. Voraussetzung dafür ist die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur. Diese bieten wir unseren Kunden als erste Fuhrparkmanagementgesellschaft in Deutschland. Welche Vorteile bietet Ihnen die elektronische Signatur? Der Einsatz der elektronischen Signatur spart Ihnen das Einscannen von Papierrechnungen zur weiteren Verarbeitung. Unsere Rechnungen können Sie sofort und elektronisch Ihren Kostenstellen und Unternehmenseinheiten zuordnen. Dafür sorgt die variable Namensgebung der e-Mailanhänge ganz nach Ihren Wünschen. Durch die elektronische Form der Rechnungsdaten wird Ihnen die unternehmensweite Verteilung, beispielsweise zur Rechnungsprüfung durch die Fachabteilung, sehr vereinfacht. Durch den Einsatz der elektronischen Signatur ist es Ihnen außerdem möglich, den Vorsteuerabzug nach Umsatzsteuergesetz (§14 UStG) in ganz Europa durchzuführen. Wie funktioniert die elektronische Signatur? Einfach ausgedrückt: Sie erhalten keine Papierrechnung mehr, sondern ein PDF-Dokument (Acrobat Reader) per e-Mail. In dieser e-Mail finden Sie zusätzlich zur PDF-Rechnung zwei Anhänge. Zum einen die Signatur, die Ihnen bestätigt, dass auf dem Weg von LeasePlan zu Ihnen an den Dokumenten nichts verändert worden ist. Zum anderen die Verifikation, die Sie gesetzlich verpflichtet sind durchzuführen, und die Ihnen die Gewissheit gibt, dass Dokument und Signatur immer noch übereinstimmen. Revisionssichere Archivierung Für die elektronische Signatur ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass die im Zahlungsverkehr verschickten PDF-Dokumente und Anhänge revisionssicher archiviert werden müssen. Nur so ist die Vorsteuerabzugsfähigkeit gewährleistet. Wir bieten Ihnen daher auf Wunsch kostenfrei die garantiert revisionssichere Archivierung Ihrer Rechnungen über einen externen Dienstleister an. Das Archiv kann von Ihnen bei Bedarf jederzeit über uns abgerufen werden. Ganz wichtig für Sie ist dabei, dass Ihre Prozesse nicht geändert werden. Trotzdem ist eine individuelle Beratung vor Einsatz der elektronischen Signatur zwischen uns wichtig und sollte auch Ihre kaufmännischen Abteilungen mit einbeziehen. Auch wenn Sie bereits die Datenträgerfaktur mit LeasePlan einsetzen, können Sie an diesem Verfahren teilnehmen – denn die elektronische Signatur und die revisionssichere Archivierung lassen sich mit dem Datenträgeraustausch kombinieren. Die Übermittlung der Daten per Datenträgeraustausch allein befreit Sie jedoch nicht automatisch von der Papierrechnung. Papier bleibt immer dann erforderlich, wenn Sie nicht parallel zur Datenträgerfakturierung die elektronische Signatur und die revisionssichere Archivierung gewählt haben. In diesem Falle benötigen Sie also trotz Datenträgeraustausch weiterhin eine Papierrechnung, um Ihren Vorsteuerabzug korrekt durchführen zu können. |
